Quy trình truyền thông nội bộ doanh nghiệp
12/04/2022 | Tác giả: Admin
Quan hệ công chúng nội bộ (truyền thông nội bộ) là cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp sử dụng truyền thông để quản lý nhằm tạo ra và gây dựng mối quan hệ có lợi và tốt đẹp giữa lãnh đạo của tổ chức với công chúng nội bộ , giữa các công chúng nội bộ với nhau để đi tới thành công chung của tổ chức
Quy trình
Bước 1: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp
Để làm tốt công việc TTNB thì các nhân viên PR cần phải đánh giá được thực trạng của doanh nghiệp trước khi triển khai các hoạt động. Trong doanh nghiệp, một bản đánh giá thực trạng chi tiết về tổ chức sẽ là cơ sở để bạn xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Điều này giúp nhân viên PR nhìn nhận các vấn đề đang xảy ra trong doanh nghiệp.
- Đánh giá tình hình kinh doanh, nhân sự, những dự báo thay đổi,… của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp đã và đang triển khai các hoạt động truyền thông nội nào?
- Hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiện tại như thế nào?
Bước 2: Xác định đối tượng
Nếu đã nhận thấy rõ những gì doanh nghiệp đang thiếu sót và các lỗ hổng cần khắc phục, bước tiếp theo cần xác định đối tượng.
- Tại doanh nghiệp, những ai cần biết thông tin? Họ cần biết thông tin gì?
- Ai có mối liên hệ mật thiết với nhân sự trong doanh nghiệp?
- Một người có đủ để kết nối toàn bộ nhân viên lại hay không?
Bước 3: Xây dựng mục tiêu và thông điệp cụ thể
Việc xác định mục tiêu, thông điệp của doanh nghiệp chính là yếu tố cốt lõi nhất của bản kế hoạch truyền thông. Để đạt hiệu quả ở bước này, bạn nên sử dụng các tiêu chí trong nguyên tắc SMART.
- S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu.
- M – Measurable: Đo lường được
- A – Attainable: Có thể đạt được
- R – Relevant: Thực tế
- T – Time-Bound: Thời gian hoàn thành
Bước 4: Xác định chiến lược
Chiến lược được xem là phương pháp, cách tiếp cận mà nhân viên PR cần sử dụng để đạt được mục tiêu của mình. Ở đây, cần làm rõ các yếu tố sau:
- Các hình thức công nhận nhân viên
- Lộ trình thăng tiến cho nhân viên
- Minh bạch thông tin giữa ban lãnh đạo và nhân viên
Bước 5: Xác định và lên kế hoạch hành động
Ở bước này, bạn sẽ chuyển hóa những chiến lược bằng những việc làm cụ thể mà bạn sẽ triển khai để đưa phương pháp đó vào thực tế. Bạn có thể đi tìm câu trả lời cho những vấn đề sau:
- Những hoạt động nào sẽ phục vụ cho chiến lược của bạn?
- Hoạt động này nên triển khai vào thời điểm nào?
- Ai là người chịu trách nhiệm triển khai hoạt động này?
- Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp
Bước 6: Đo lường hiệu quả
Sau khi thực hiện hoạt động TTNB, nhân viên PR cần tổng kết lại các hoạt động và đánh giá Từ đó, để có những phương án điều chỉnh, thay đổi hợp lý.
- Mức độ tương tác của nhân viên đối với công ty
- Sự thay đổi trong suy nghĩ/ hành vi của nhân viên sau mỗi thông tin?
- Các chỉ số về tỷ lệ giữ chân nhân viên, mức độ hài lòng trong công việc,…
Công cụ sử dụng trong PR nội bộ
Công cụ sử dụng trong PR nội bộ đó là kênh truyền thông - yếu tố quan trọng nhất trong việc lập chiến lược và kế hoạch. Lựa chọn kênh truyền thông phù hợp sẽ dựa trên Các cách thức truyền đạt thông tin hiện tại sẽ được xác định, đồng thời, phân tích thêm các điều kiện để có thể xây dựng bổ sung kênh truyền thông nếu cần thiết, từ đó, hình thành mạng lưới kênh nhằm triển khai hiệu quả toàn bộ kế hoạch truyền thông. Đặc biệt, khi một số các sáng kiến số của lộ trình chuyển đổi số được hiện thực hóa, thì những sáng kiến này cũng có thể trở thành kênh truyền thông hữu hiệu, bổ sung hoặc tích hợp thêm vào mạng lưới kênh
- Trực tiếp (truyền thông mặt đối mặt)
- Các cuộc họp, đào tạo nhân viên: tại các cuộc họp giữa các nhà lãnh đạo có thể truyền tải thông điệp kêu gọi phòng ban tham gia
- Tổ chức sự kiện nội bộ: Hoạt động nội bộ giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thân thiết hơn. Đây cũng là cách thu hút sự chú ý cảm tình của nhân viên. Doanh nghiệp có thể lựa chọn tổ chức các sự kiện PR nội bộ như tạo ra các cuộc thi giao lưu phòng ban, tổ chức gameshow giao lưu, chương trình nội bộ,… Thông qua các hoạt động, sự kiện đưa ra nhân viên tại các phòng ban sẽ xây dựng được mối quan hệ tốt đẹp hơn tạo dựng văn hóa tích cực trong doanh nghiệp.
- Truyền thông miệng: là sự kêu gọi giữa mọi người trong tập thể, giữa các nhân viên cùng nhau hưởng ứng, tham gia
- Truyền thông số
Truyền thông số ngày càng trở nên phổ biến và được ứng dụng cao đặc biệt là trong QHCCNB
- Youtube: Là một kênh truyền thông hiệu quả bởi tính trực quan và sức hấp dẫn
- Email: Là kênh truyền thông hiệu quả được sử dụng nhiều trong truyền thông nội bộ. Bởi ngày nay, mọi người đều sử dụng email trong cuộc việc để phát đi thông báo
- Facebook/ Zalo: Thông tin truyền tải nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Ngoài ra mạng xã hội có tính phổ biến, được nhiều người sử dụng, là nơi kết nối những người có cùng đam mê trong 1 cộng đồng
- E letter: Thư điện tử là hình thức email với hình ảnh trực quan sử dụng các công cụ để phân tích số liệu, báo cáo
- Các kênh khác
- Nội san: Giúp nhân viên theo dõi và hiểu được mọi hoạt động của công ty một cách hệ thống. Đây là loại phương tiện đảm bảo được tính chính xác, uy tín về nội dung được truyền tải. Ngoài ra, phương tiện này mang tính sự kiện vì dựa trên từng thời điểm để phát hành sản phẩm truyền thông sao cho phù hợp
- Banner: Banner được treo ở mọi nơi xung quanh làm việc giúp thu hút sự chú ý của nhân viên
- Bảng tin: Là kênh hữu ích để truyền tải các thông tin lâu dài về tầm nhìn sứ mệnh. Tại các doanh nghiệp thường có các bảng thông báo treo tại văn phòng hoặc thông báo onl. Đây là kênh truyền thông hữu ích bởi vị trí bảng thường đặt ở nơi dễ dàng thấy được
- Thư viện nội bộ: Là nơi thúc đẩy tinh thần học tập và nâng cao chuyên môn của nhân viên
- TV: Màn hình TV là một kênh truyền thông phù hợp trình chiếu video, inforgraphic,… tới toàn thể nhân viên.
Bài viết gần đây
Khởi nghiệp và làm giàu từ nuôi dê
14/10/2022
